• By telesecretaire
• Posted in Métier de télésecrétaire
• On octobre 17, 2019
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En règle général, nous constatons que la plupart des entreprises ne disposent pas des moyens nécessaires d’embaucher une secrétaire en interne. Toutefois, il est impératif de faire preuve disponibilité afin de ne manquer aucun appel. Pour une entreprise, les appels signifient souvent des opportunités de collaboration ou encore des prospects en quête de renseignements pour passer à l’acte d’achat.

Dans nos centres de contact, nous proposons des prestations de télésecrétariat afin d’étendre les heures opérationnelles du standard téléphonique de nos donneurs d’ordres. Ces derniers trouvent donc chaussure à leur pied car nous nous adaptons facilement à tous les secteurs d’activités.

Télésecrétaire.fr vous propose de faire un petit survol de ce qu’est le secrétariat externalisé. Vous comprendrez enfin pourquoi il est nécessaire d’envisager cette solution pour votre société. De plus, nous y laissons nos coordonnées en bas de page pour répondre à toutes vos questions.

Avant tout, le respect des besoins de votre entreprise et ceux de vos appelants

Nous sommes d’avis que chaque entreprise a ses spécificités et a donc des besoins différents. C’est pourquoi nous mettons davantage l’accent sur la qualité de service tout en y apportant des optimisations.

Par exemple, pour la gestion des appels, notre équipe de télésecrétaires est formée aux meilleures techniques d’accueil téléphonique. Cela afin de garantir des interactions bénéfiques à la relation client.

Pour répondre aux besoins spécifiques de chacun de nos donneurs d’ordres, nous collaborons avec des secrétaires expérimentées dans le domaine médical, juridique, mortuaire, entre autres. Vous l’aurez donc compris, l’approche téléphonique est différente pour chacun de ces secteurs.

Dans le cadre médical, nos télésecrétaires doivent gérer plusieurs appels simultanément allant des classements de rendez-vous ou encore des appels d’urgence. Par contre, dans le domaine juridique ou encore commercial, elles ne peuvent se permettre de mettre en attente les prospects et clients.

Il nous faut reconnaître que les entreprises reçoivent désormais des centaines voire des milliers d’appels par jour. Il est donc important, pour votre image, de veiller à ce que votre accueil téléphonique soit toujours opérationnel et de qualité. Dans nos centres d’appels, nous veillons à aider nos donneurs d’ordre à atteindre cet objectif de façon rentable.

Si vous vous demandez encore pourquoi recourir au secrétariat à distance…

De par notre expérience dans l’industrie de la relation client, nous sommes d’avis que le succès de toute relation client repose sur la réactivité du service client et d’un premier contact réussi. En d’autres mots, si vous parvenez à étendre votre plage horaires de disponibilité tout en garantissant un accueil téléphonique personnalisé à chaque appelant, vous améliorerez votre image auprès de votre clientèle.

Justement, nous proposons des solutions de secrétariat à distance afin de garantir la qualité de l’accueil téléphonique. Nos téléscrétaires sont des professionnelles et comprennent déjà les besoins des entreprises. Vous pourrez donc compter sur elles pour vos tâches administratives et la gestion de votre agenda. Débarrassé de ces tâches chronophages, vous pourrez vous focaliser sur les autres départements de votre entreprise.

Notre plateforme téléphonique, Télésecrétaire.fr, met à disposition des entreprises une équipe de télésecrétaires dotée de compétences multiples. Nos secrétaires sont bilingues, expériencées en service support ou encore en assistance technique. En plus d’effectuer les tâches relatives à votre département de secrétariat, elles seront en mesure de renseigner adéquatement vos appelants.

Le télésecrétariat, solution bénéfique surtout pour les entreprises de petite structures

Puisque les consommateurs se montrent désormais plus exigeants envers nos entreprises, nos services de permanence téléphonique sont devenus des indispensables. Ainsi, nos donneurs d’ordre ne manquent plus aucun appel et nos télésecrétaires se chargent de la prise des messages.

Auprès de Télésecrétaire.fr, vous trouverez des solutions flexibles et personnalisables. Vos clients, partenaires et prospects pourront vous joindre quand ils le souhaiteront. De plus, en votre absence, nos télésecrétaires se chargeront d’interagir avec vos appelants.

Grâce à notre solution autonome, vous n’aurez plus à vous soucier de la gestion de votre standard téléphonique. En tant que prestataires, nous prenons en charge les formations de notre équipe de secrétaires à distance. Nous leur transmettons les meilleures méthodes pour la gestion d’appels selon un organigramme ou encore la préparation des comptes-rendu d’appels.

Comme vous pouvez le constater, cela permet donc aux entreprises débutantes ou encore aux TPE, PME et solo-entrepreneurs de minimiser leurs coûts de main d’oeuvre. En plus, elle gagneront considérablement en productivité car leur emploi du temps sera allégé des tâches administratives.

Comment mettre en place un service de permanence téléphonique?

Comme mentionné plus haut, nos solutions de permanence téléphonique sont personnalisables à souhait. Nous proposons des prestations taillées sur mesure, répondant aux besoins de votre société.

Par exemple, vous pouvez opter pour le filtrage d’appels selon vos critères. Vous recevrez des appels provenant uniquement des numéros qui vous sont familiers. De plus, vous ne serez pas dérangé inutilement par les appels à fins commerciaux.

Parmi nos prestations, vous pourrez également sélectionner la possibilité de récupérer vos appels même s’ils sont principalement redirigés auprès de nos télésecrétaires. Vous aurez ainsi un meilleur contrôle sur la gestion de vos appels entrants.

Faut-il donc faire l’impasse sur une secrétaire en interne?

Jusqu’ici, nous avons énuméré les multiples atouts du secrétariat à distance avec Télésecrétaire.fr. Toutefois, nous recommandons de combiner l’expertise de nos télésecrétaires à celle de votre secrétaire en interne.

En effet, une secrétaire en bureau est le premier point de contact entre votre entourage et votre entreprise. Elle est donc une représentante de l’image de votre société. Elle se charge, par exemple, de la réception des courriers ou encore de l’accueil des visiteurs en entreprises.

Avec l’aide de nos secrétaires à distance, votre réceptionniste pourra leur confier des tâches chronophages telles que la retranscription audio ou encore la gestion des mails. Elle pourra donc mieux gérer l’accès aux visiteurs, surtout en cas d’indisponibilité.

Et si vous faisiez appel à nos télésecrétaires?

En somme, une secrétaire à distance vous sera bénéfique pour contribuer à l’évolution de votre entreprise. Vous avez besoin de vous débarrasser de votre surcharge de travail?  N’hésitez plus et prenez contact avec Télésercrétaire.fr.

En plus de fournir la main d’oeuvre adéquate aux entreprises, nous leur fournissons également les équipements téléphoniques et informatiques de qualité. Notre CRM, le VICIdial, est un progiciel très prisé auprès de nos donneurs d’ordres pour les gains d’optimisations dans la relation client.

Si nos services vous intéressent ou que vous avez encore des questions, vous pouvez nous contacter au 09 70 71 83 00. Nous sommes également joignables par écrit. Nous nous ferons un plaisir de répondre à toutes vos questions et de vous conseiller les solutions qui vous conviennent le mieux.

_{Article Source – https://www.webmarketing-com.com/2019/09/30/94207-telesecretariat-externalise-pour-entrepreneurs-mythe-ou-realite}