• Télésecrétaire : Misez Sur Son Efficacité Pour Gérer Vos Appels

    Publié dans : Métier de télésecrétaire

    De nos jours, les entreprises ou particuliers ont la chance de pouvoir trouver des télésecrétaires. Ce sont des personnes indépendantes ou rattachés à des centres de contacts qui peuvent gérer les tâches administratives à distance. Par exemple, l’une de ses activités majeures sera l’ accueil téléphonique . En effet, la gestion des appels est un jeu d’enfant pour elles.

    Ainsi, peu importe la nature de l’activité de l’entreprise (artisan, cabinet médical ou d’avocat, etc.), celle collaboration sera avantageuse. À travers cet article, nous vous proposons de découvrir comment la télésecrétaire peut efficacement gérer vos appels.

    Les missions variées d’une télésecrétaire 

    Engager une télésecrétaire est bénéfique pour une firme parce qu’elle va se charger de plusieurs missions. Ces dernières peuvent être ponctuelles ou récurrentes dépendant des besoins de l’organisation.

    Par exemple, elle mettra l’agenda à jour, fera la retranscription des documents ou encore rédigera les devis. Puis, elle prendra des rendez-vous et tiendra les clients informés d’une quelconque situation les concernant par téléphone, sms, email , etc.

    Alors, pour effectuer ses activités au mieux, elle se servira d’outils tels que des logiciels informatiques. L’ordinateur, l’imprimante, et évidemment le téléphone seront son arsenal. D’ailleurs, elle n’a pas son pareil pour la gestion des appels téléphoniques. Voyons cela d’un peu plus près.

    Flux d’appels : la télésecrétaire s’en charge 

    En général, lorsqu’il y a un flux d’appels, le chef d’entreprise cherche une solution qui pourrait l’avantager, mais pas que ! Il pense aussi à ses clients. Les laisser attendre trop longtemps sans décrocher va les frustrer, voire pire. Chez Télésecretariat.fr, par exemple, nous mettons un point d’honneur à ne jamais laisser attendre trop longtemps un client au téléphone.

    Alors, effectivement, nous confirmons que l’aide d’une télésecrétaire est utile à une entreprise.

    Cette dernière peut garantir une gestion fluide des appels entrants et la satisfaction de la clientèle en résultera. Elle organisera donc la permanence téléphonique de la firme, ce qui signifie qu’aucun appel ne sera perdu.  Eh oui, si cela arrivait, l’image de l’entreprise pourrait en être impactée. Comment va-t-elle procéder ? Eh bien, pour ne pas être submergé d’appels, elle s’appuie sur un script, par exemple. Cela peut être un message d’accueil, suivi de réponses informatives et d’une conclusion professionnelle.

    Bien sûr, les réponses ne doivent pas toutes se basées dessus. Elle sait comment adapter chacune d’elle en fonction des requêtes de ses interlocuteurs. C’est ainsi qu’elle gèrera sans difficulté les appels, peu importe le nombre. On ne peut que saluer son esprit organisé.

    Alors, confier la gestion des appels entrants et sortants de la firme à une secrétaire à distance est fort utile.

    Les avantages d’engager une télésecrétaire

    Il y en a pas mal. Par exemple, le directeur n’aura pas à se soucier des tâches administratives chronophages. La télésecrétaire organisera ses dossiers et coordonnera ses activités efficacement. Il pourra donc pleinement se consacrer à la gestion quotidienne de son entreprise, comme la mise en place de stratégies marketing.

    L’expérience client aussi sera optimisée, car chaque appelant sera traité avec considération pour lui offrir satisfaction. Effectivement, la télésecrétaire s’assurera que les clients et prospects potentiels reçoivent un accueil agréable.

    Ensuite, la télésecrétaire répondra au nom de l’entreprise et s’assurera que les contacts avec les clients soient de qualité. Courtoisie, aisance relationnelle et maîtrise du langage sont donc des qualités qu’on lui reconnaît. Cela facilite sa prise de contact avec les clients.

    Externaliser les services de télésecrétariat est aussi avantageux au niveau financier. Eh oui, il n’y a pas de contrat de travail, pas de charges salariales ni de congés à payer. Mieux encore, il n’y a pas d’investissements en termes de matériel informatique ou bureautique. Bref, c’est une solution qui permet à l’entrepreneur de maîtriser son budget.

    Il est aussi à noter que l’employer n’a pas à débourser quoi que ce soit pour former la secrétaire à distance. Non, elle a déjà toutes les expériences et compétences requises pour gérer au mieux les tâches qui lui sont confiées. Encore un atout de taille non négligeable.

    Télésecrétariat vous assiste dans vos tâches :

    Vous l’aurez compris, collaborer avec une télésecrétaire est un bon moyen d’optimiser votre relation client. C’est aussi une aubaine de pouvoir déléguer des tâches longues et fastidieuses pour vous consacrer à vos activités prioritaires.

    Alors, si vous souhaitez profiter de notre expertise dans ce domaine, n’hésitez pas à vous renseigner sur nos services. En tant que spécialiste de la gestion clientèle, Télésecretariat.fr maîtrise des outils tels que VICIdial et répondra à vos attentes.

    Contactez-nous

    Nous sommes joignable au 09 70 71 83 00, alors n’hésitez pas à nous appeler. Vous pouvez aussi nous écrire via notre formulaire de contact. Dès que nous prendrons connaissances de vos requêtes, nous vous proposerons des solutions qui vous aideront dans vos projets.