Les Termes De Référence Et D’évaluation Pour Le Télésecrétariat Médical
Une secrétaire médicale est un véritable avantage pour votre cabinet. Cette dernière sera entièrement disponible pour réaliser toutes les tâches spécifiques à l’activité de votre cabinet. Elle sera votre seule interlocutrice, et sera toujours au courant des nouveautés. Vous travaillez en tant que médecin, dans une profession libérale ou dans une petite structure médicale ? Vous voulez un peu d’aide, et bien voici un aperçu sur les tâches d’une télésecrétaire médicale.
Le métier de télésecrétariat médical
Également appelé télé secrétariat médicosocial, secrétariat assistant médical ou encore assistant-hospitalier, le télésecrétariat médical assure la prise en charge de toutes les tâches administratives dans une structure médicale. Il peut s’agir d’un cabinet médical, d’une structure sociale privée ou publique. La secrétaire médicale s’occupe également de la permanence téléphonique médicale et de l’accueil physique.
La gestion d’appels, la principale activité
Les principales tâches en télésecrétariat médical sont l’accueil et la prise en charge des intervenants. Ainsi, la secrétaire à distance s’occupe de l’accueil téléphonique, et entre en relation directe avec les patients, les agents ou les usagers de la structure médicale.
Comme il s’agit du premier contact d’une personne avec la structure, la télésecrétaire est tenue d’avoir une bonne présentation, notamment dans la voix. Ainsi, elle se charge de la mise en confiance, de l’écoute, du dialogue, de la négociation avec une personne ou un groupe de personnes.
Durant la conversation, la secrétaire médicale doit utiliser un vocabulaire professionnel adapté. Au besoin, elle peut formuler et reformuler plusieurs fois une requête jusqu’à ce que la discussion soit bien claire. Elle facilite l’accès aux soins en expliquant le déroulement des examens médicaux ou des entretiens sociaux.
La secrétaire indépendante gère également la multiplicité des appels, tant en appels entrants que sortants. Elle s’occupe de filtrer et d’orienter les appels. Elle s’occupe du transfert d’appels vers le bon service une fois le motif de l’appel identifié.
Pour assurer au poste de secrétariat externalisé, la secrétaire à distance doit maitriser :
- Les rouages du domaine médical (activité, jargon médical et juridique, fonctionnement administratif)
- L’accueil personnalisé des patients (procédure d’identification de patients, système de facturation)
- Le système d’information (législation en vigueur, codage des notes)
- Le métier de secrétariat, notamment le français parlé et écrit (bonne orthographe, syntaxe irréprochable)
- Les langues étrangères
- La bureautique (outils informatiques et logiciels dédiés)
- Les TIC
- La communication
Comment évaluer la compétence en télésecrétariat médical ?
En télésecrétariat médical, la première évaluation consiste à réaliser des documents professionnels. Dans le traitement des courriers par exemple, le but du test est de juger sur la capacité du télésecrétaire à repérer les documents importants, à choisir les pièces jointes et à dresser un élément de réponse. Dans cette tâche la secrétaire est tenue de :
- Traiter les courriers,
- Réaliser les documents,
- Rédiger et présenter le document,
- Archiver les dossiers,
- Dresser l’inventaire des matériels,
- Assurer la comptabilité courante.
La seconde épreuve consiste à évaluer sa capacité d’analyse lors de la prise en charge administrative d’un client. Elle sera jugée sur l’accueil, la maitrise des règles de déontologie, le respect des informations communiquées au patient.
Une secrétaire est également jugée sur ses connaissances concernant son poste. Le but est qu’elle puisse renseigner correctement son interlocuteur à ce propos.
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