L’Importance De L’Agenda Partagé Dans Le Domaine Du Télésecrétariat Médical
Les médecins et autres professionnels du médical sont constamment en mouvement ou en rendez-vous. Les urgences médicales, c’est votre routine. C’est pourquoi, vous ne pouvez perdre du temps à passer dess appels et répondre aux courriers. En télésecrétariat médical, l’échange des données en temps réel possède une importance capitale. D’où le recours à l’agenda partagé.
Une application révolutionnaire en télésecrétariat médical
La gestion d’agenda figure parmi les principales missions en télésecrétariat médical. Pour faciliter le quotidien d’une secrétaire médicale, il existe des outils permettant le partage en temps réel des données.
Grâce à l’agenda partagé, le cabinet médical client peut consulter, à la seconde près, son agenda mis à jour. S’il opte pour une externalisation en centre d’appel, le praticien peut contacter son secrétaire à distance dédié à tout moment.
Des données mises à jour en temps réel
En télésecrétariat médical, la secrétaire intègre toutes ses tâches dans l’agenda partagé, notamment :
- Les tâches administratives
- Les retranscriptions audios
- La retranscription des conférences ou des entretiens
- La rédaction des courriers administratifs
- Chaque prise de rendez-vous et messages urgents des patients
- Le message à faire passer durant la permanence téléphonique médicale
- Les notifications de rappel de rendez-vous
Selon le contrat de collaboration, le cabinet et le prestataire de service externalisé peuvent décider d’un quota d’appels fixe, que la standardiste doit gérer. Cette mise en place permet d’éviter toute surcharge d’appels et ainsi offrir une meilleure qualité de service aux patients.
Grâce à l’agenda partagé, la secrétaire à distance est considérée comme un membre à part entière du cabinet. Elle travaille en effet en accord avec le praticien, comme si elle était dans les locaux. Ainsi, elle avertit le médecin des cas d’urgence et traite les recommandations particulières des patients.
Cet outil offre la possibilité, à la secrétaire comme au praticien, d’une prise de rendez-vous rapide. Ils peuvent également, si besoin est, effectuer des modifications. Lorsque le médecin est en consultation ou ne désire pas être dérangé, la télésecrétaire lui notifie les éléments importants par mail.
Très pratique pour le télésecrétariat médical
L’agenda partagé est un outil de plus en plus apprécié par les prestataires de service, notamment par un centre de relation client spécialisé en télésecrétariat médical. Généralement, il s’agit d’une application qui ne nécessite aucune installation sur poste de travail. L’interface est également compatible à tous les modèles d’ordinateurs (Mac et PC). Certaines applications proposent même une synchronisation avec l’iPod et l’iPad du cabinet médical. Afin d’assurer la sécurité des données, l’application propose une double sauvegarde automatique.
L’interface de l’agenda est personnalisable à souhait. Chacun peut choisir les couleurs et les catégories des rendez-vous sur lesquels travailler. Il dispose d’un système de gestion de messagerie, avec l’historique des rendez-vous, des appels passés et des messages envoyés par le patient. De cette manière, la télésecrétaire dispose de tous les éléments pour répondre au patient.
Grâce à toutes ces synchronisations, le cabinet client peut accéder à l’agenda à tout moment, depuis une tablette, un ordinateur ou un Smartphone, tant qu’il peut être connecté à Internet. Selon le contrat, le cabinet et le prestataire peuvent convenir d’un agenda en ligne comme Google agenda.
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