Grâce Au Télésecrétariat, Fini Le Courrier Administratif
Pour la majorité des jeunes ou petites entreprises, la gestion du courrier administratif est un vrai casse-tête. Cela prend du temps précieux et éloigne les gérants de leur cœur de métier. Avoir une secrétaire classique n’est pas toujours possible par manque d’espace ou de ressources.
C’est ainsi que le télésecrétariat se présente comme une solution. La gestion du courrier administratif figure parmi les tâches assignées à une entreprise qui intervient dans le domaine du télésecrétariat à distance.
Le télésecrétariat à distance, un métier de gestion administrative
La rédaction d’un courrier professionnel doit se faire selon des consignes bien précises. C’est pourquoi il est nécessaire de faire appel à une personne ayant des connaissances et de l’expérience dans le domaine du secrétariat pour effectuer cette mission. La réception, le tri, la rédaction et l’envoi des courriers administratifs font ainsi partie des tâches déléguées à un prestataire de services en télésecrétariat à distance.
Les diverses missions en gestion de courrier administratif
Une personne voulant percer dans le domaine du télésecrétariat à distance doit détenir des notions en gestion administrative. Grammaire, formule de politesse, mise en page, tabulation, autant de termes qui nécessitent une maitrise parfaite pour éviter toute erreur éventuelle. Cette base de connaissances est d’autant plus utile dans la rédaction d’une correspondance officielle que pour les occasions privées. Il est en effet possible qu’une télésecrétaire s’occupe du courrier personnel de son client, suite à la demande de ce dernier.
Dans cette optique, les principales missions du secrétaire à domicile sont :
- La conception et la mise en page de document comme le CV du client,
- La rédaction du courrier administratif, notamment les lettres de remerciements, les lettres de réclamations, les lettres de demande d’information, les lettres de résiliation d’abonnements (Internet, TV, opérateur mobile …) ou encore les demandes de clôture de compte bancaire
- La relecture et correction des courriers administratifs avant envoi
- Le mailing électronique, comme la gestion de projet personnel ou une invitation
L’assistant administratif à distance peut également se charger de tout le processus de gestion administratif, depuis l’affranchissement, ensuite l’adressage et la mise sous pli, jusqu’à l’envoi des courriers, en passant par le tri et le traitement.
À qui s’adressent les services d’un télésecrétariat à distance ?
La rédaction et l’envoi du courrier administratif s’inscrivent dans une démarche chronophage et fastidieuse. C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises, petites structures ou de grandes sociétés, optent pour le télésecrétariat à distance. Ainsi, ce service s’adresse :
- Aux TPE pme
- Aux travailleurs indépendants: cabinet d’avocats, cabinets médicaux
- Aux grands réseaux
L’externalisation de ce service permet à une structure de mieux se focaliser sur son développement. En effet, le prestataire s’engage à fournir une qualité de service optimisée. En outre, les deux parties surveillent ensemble l’évolution de la standardiste. L’entreprise client et la secrétaire indépendante échangent souvent sur l’amélioration des consignes de travail, que ce soit par rapport à la permanence téléphonique ou à la gestion des rendez-vous.
Pendant que l’entreprise se charge de la prospection client afin de développer son portefeuille client, la secrétaire à domicile s’occupe des tâches administratives rébarbatives, dont la gestion du courrier. Ce service externalisé permet également aux dirigeants de la structure de réaliser une économie significative sur les charges sociales de l’entreprise.
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