Les Évolutions Du Secrétariat Suite A La Digitalisation

Trente ans auparavant, les secrétaires travaillaient avec des outils bureautiques comme le téléphone, la photocopieuse ou la machine à écrire. Or, avec l’avènement de la digitalisation, les nouvelles technologies ont envahi leur espace de travail. Afin de s’adapter, les assistantes de bureau se sont familiarisées avec les outils informatiques.

Dans la foulée, les entreprises ont aussi évolué et placent désormais la relation client comme pilier de leur réussite. De ce fait, ils se montrent plus disponibles et proposent leurs services en permanence. Du coup, la présence de la secrétaire est devenue nécessaire même après les heures de fermeture. C’est une des raisons expliquant l’apparition des télésecrétaires.

Voyons donc comment la transformation digitale impacte le métier du secrétariat.

Les secrétaires, désormais plus productives grâce aux nouvelles technologies

A l’ère du numérique, la secrétaire de bureau effectue ses tâches avec plus d’efficacité grâce aux outils informatiques. A l’aide des ordinateurs et des logiciels de suivi, elle a une vue d’ensemble sur les activités de l’entreprise.

De plus, son emploi du temps, désormais en ligne, est accessible via son smartphone ou encore de son ordinateur portable. Par conséquent, le directeur peut suivre en direct la progression des tâches effectuées. Cela lui évite de demander des comptes rendus à sa secrétaire déjà surchargée.

La transformation digitale, nouvelle alliée de la secrétaire

En effet, les secrétaires sont connues pour leur polyvalence et leur flexibilité. Désormais, leur métier ne consiste plus seulement de la gestion des agendas, du standard téléphonique et du courrier. Elles s’occupent aussi de la gestion des réseaux sociaux et du site Web de l’entreprise.

De plus, elles s’occupent d’organiser les réunions départementales. Les logiciels de collaboration leur permettent de vérifier en direct la disponibilité du personnel et des salles de conférences. Dépendant des besoins des réunions, elles préparent les présentations Powerpoint.

Grâce aux logiciels et applications Web installés sur leurs ordinateurs, les secrétaires sont désormais encore plus productives. En quelques clics, elles effectuent l’envoi massif de courriels, effectue des retouches photos ou la mise en page Web. On peut ainsi dire que la secrétaire est encore plus productive qu’autrefois.

La spécialisation du métier de secrétaire

Dépendant du secteur, le métier de secrétaire peut devenir plus technique, nécessitant alors une spécialisation. C’est pourquoi vous entendez parler de secrétaire médicale, juridique ou comptable. En effet, ces assistantes de bureau dotées d’une bonne aisance relationnelle suivent des formations plus poussées. Ainsi, elles apprennent les jargons techniques des divers secteurs, comme par exemple, les terminologies médicales.

D’ailleurs, la présence des technologies leur permet de suivre ces formations à distance. Munie de leur ordinateur ou smartphone, elles suivent des webinaires (séminaires Web) partout où elles le souhaitent. Par conséquent, les secrétaires disposent de plus de mobilité occupationnelle.

L’apparition du télésecrétariat : allié ou ennemi du secrétariat ?

Comme mentionné plus haut, les entreprises se mettent à disposition de leur clientèle et cela en permanence. C’est pourquoi ils ont recours aux télésecrétaires. Ces dernières gèrent le secrétariat d’une entreprise à distance. A plusieurs, elles se relaient entre elles pour assurer la permanence téléphonique de l’entreprise. Ainsi, tous les appels sont traités et les messages sont transférés directement à la direction ou aux départements concernés. Or, avec une secrétaire de bureau, la gestion du secrétariat ne se fait que pendant les heures ouvrables.

En outre, les télésecrétaires sont plus rentables aux TPE, PME ou solo-entrepreneurs. En effet, l’embauche d’une secrétaire de bureau implique des frais supplémentaires et les taxes. Or, le tarif d’une télésecrétaire est beaucoup plus avantageux.  Pour son service, l’entreprise est facturée uniquement pour le nombre d’heures ouvrés. Dans ce cas, il est plus judicieux de recourir au télésecrétariat.

Les télésecrétaires peuvent-elles remplacer les secrétaires de bureau ?

Certes, les télésecrétaires sont bénéfiques aux entreprises cherchant à optimiser leurs coûts d’opération. C’est même une stratégie de survie pour les sociétés qui en sont encore à leurs débuts. De plus, l’emploi de plusieurs télésecrétaires s’avère plus avantageuse en termes de coûts et de productivité. De cette façon, la permanence téléphonique est faisable sans problème.

Or, pour les grandes entreprises, la secrétaire de bureau joue un rôle-clé dans le bon déroulement des activités quotidiennes. De plus, c’est elle qui gère l’accès des visiteurs au bureau du directeur. Sans secrétaire, les tâches administratives et l’accueil des visiteurs seraient laissés pour compte. Or, ces tâches sont des éléments importants de l’image de l’entreprise et de la relation client.

Secrétaire de bureau et télésecrétaire : une combinaison gagnante

En effet, la télésecrétaire ainsi que la secrétaire de bureau présentent toutes deux des avantages. C’est pourquoi il serait encore plus avantageux de les utiliser en complémentarité. La télésecrétaire est surtout utile en cas d’absence de la secrétaire de bureau. Toutes deux peuvent aussi partager le même emploi du temps en ligne. Enfin, la télésecrétaire pourrait s’occuper de l’accueil téléphonique et de la gestion d’agenda. Ainsi, la secrétaire de bureau pourra mieux gérer les activités internes de l’entreprise.

Pour en savoir plus au sujet du télésecrétariat

Comme vous l’avez vu, la digitalisation a causé de nombreux changements au niveau du métier du secrétariat. Ces évolutions sont particulièrement bénéfiques aux entreprises privilégiant la relation client. De plus, les entreprises devraient envisager d’employer cette combinaison pour rehausser leur réputation.

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