• By telesecretaire
• Posted in Métier de télésecrétaire
• On mai 3, 2019
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Avec l’évolution des entreprises, le nombre des tâches quotidiennes augmente de jour en jour et il est facile de se retrouver débordé de travail. La transcription fait partie de ces procédés chronophages qui sont utiles aux entreprises. Comme solution, les départements de secrétariat ont adopté des solutions telles que les secrétaires à distances (télésecrétaires) et les nouvelles technologies pour plus de productivité. Les entreprises ont pu optimiser les tâches chronophages comme la transcription audio grâce à la numérisation et les télésecrétaires.

Découvrons en quoi la transcription audio est bénéfique aux entreprises et comment les télésecrétaires permettent d’optimiser cette tâche.

Qu’est-ce que la transcription audio?

La transcription audio, aussi appelée audiotypie, est un processus qui consiste à convertir le contenu d’un fichier audio sous forme de texte. Les entreprises se servent de ce processus pour enregistrer l’intégralité de leurs réunions, entretiens, interviews, conférences, entre autres. Généralement, c’est la secrétaire de bureau qui s’occupe de la transcription audio.

Lors de ce procédé, la secrétaire enregistre tout ce qui se dit lors de l’évènement en question à l’aide d’un enregistreur audio. Ce n’est qu’après l’évènement qu’elle se chargera de saisir au clavier le contenu de l’enregistrement. Il lui faudra réécouter le fichier audio, plusieurs fois si nécessaire, pour mettre en texte le fichier audio. Ainsi, cette tâche peut facilement être chronophage.

Les avantages de la transcription audio en texte

La transcription est un processus exigeant car il est impératif que la personne puisse repérer tous les mots prononcés pour fournir un texte reflétant avec précision le contenu de l’audio. Or, si les critères de qualité sont réunis, la transcription peut être utilisée pour présenter le contenu des réunions importantes aux personnes qui n’ont pas pu y assister.

De plus, lors d’évènements de longue durée comme les conférences et les business forums, il n’est pas toujours aisé d’apporter la même attention à l’entièreté de l’évènement. Grâce à la transcription audio, il est possible de se rafraîchir la mémoire en relisant le texte généré à partir de l’enregistrement de l’évènement.

Le rôle des télésecrétaires dans la transcription audio

Comme mentionné plus haut, la transcription audio est une tâche chronophage pour les secrétaires de bureau. Il ne faut pas oublier que ces dernières représentent l’image de l’entreprise et doivent s’occuper de l’accueil téléphonique et aussi bien des visiteurs. Or, lorsqu’elles ont à effectuer la transcription audio, elles ne pourront pas s’occuper des autres tâches de leur emploi du temps. C’est pourquoi les entreprises ont recours aux secrétaires à distance.

Désormais, il suffit d’envoyer l’enregistrement audio à la télésecrétaire qui s’occupera de retranscrire l’audio en document texte. Par la suite, ce dernier sera envoyé par mail à l’entreprise. Ainsi, la secrétaire de bureau pourra veiller au bon fonctionnement des départements de l’entreprise et s’occuper de l’accueil des visiteurs.

En effet, la transcription audio en texte est un procédé chronophage mais qui est nécessaire aux entreprises. Heureusement, les télésecrétaires se mettent à disposition pour effectuer ce procédé, libérant ainsi la secrétaire de bureau.

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