• Le Télé-Secrétariat : Un Métier De Plus En Plus Indispensable

    Publié dans : Métier de télésecrétaire

    Avec l’évolution constante des technologies de la communication et de l’informatique, le télé-secrétariat est désormais devenu une pratique très répandue. Les télésecrétaires sont généralement des personnes désireuses de se spécialiser que ce soit dans le domaine médical ou légal, entre autre. De plus, ces secrétaires peuvent opérer à leur propre compte mais aussi pour des structures adaptées telles que le centre d’appels. Petit aperçu sur le métier de télésecrétaire.

    Qu’est-ce que le télé-secrétariat ?

    Pour faire court, le télé-secrétariat signifie gérer le secrétariat d’une entreprise à distance. Autonomes et organisées, les télésecrétaires ont pour but de répondre aux différents besoins des entreprises. Leur présence est d’autant plus salutaire lorsque, par exemple, une secrétaire interne est en congé maladie sur une longue période.

    Quand a-t-on recours au télé-secrétariat ?

    Bien évidemment, il y a des situations où une télésecrétaire s’avère particulièrement avantageuse. Elle peut prendre le relais en gérant à distance la charge de travail d’une personne indépendante ou d’une entreprise. Cela comprend par exemple l’accueil téléphonique, la saisie des données et la retranscription des documents professionnels.

    Survol des critères d’une bonne télésecrétaire

    A noter que pour être une télésecrétaire efficace, il faut être qualifié dans le domaine.

    En premier lieu, s’occupant de l’accueil téléphonique, la télésecrétaire est la première personne de l’entreprise à entrer en contact avec les clients. De ce fait, elle doit donc faire preuve de bonne attitude reflétant ainsi l’image et les valeurs de l’entreprise qu’elle représente. De plus, il lui faut aussi posséder d’excellentes qualités humaines pour rester toujours courtoise et souriante.

    En sus de cela, la télésecrétaire est une employée « multitâche ». Pour s’assurer du bon déroulement de son travail, elle doit savoir gérer en termes de priorités ses différentes missions. Dans la foulée, elle doit  savoir utiliser les logiciels de l’entreprise. Ainsi, lorsqu’il est exercé en centre d’appels ou centre de contacts, une bonne organisation est requise.

    En outre, jonglant entre l’accueil et l’administration, elle doit aussi démontrer une polyvalence et de l’efficacité afin d’assurer le bon fonctionnement de son service.

    De plus, il est important qu’elle sache s’exprimer avec aisance. De plus, la maîtrise d’une deuxième voire une troisième langue est souvent indispensable.

    En l’occurrence, une télésecrétaire doit être toujours disponible. Par conséquent, il est impératif qu’elle puisse s’adapter en cas de changements d’horaires.

    Pour finir, une bonne télésecrétaire se doit d’être sur la réserve surtout lorsqu’il s’agit des données clients. Les télésecrétaires qui exercent dans des centres de contact travaillent aux normes du règlement européen sur la protection des données (RGPD). On exige d’elles de faire preuve d’incorruptibilité, car elles traitent en permanence des informations confidentielles.

    En quoi est-il bénéfique d’externaliser son secrétariat ?

    Il y a en effet, bien des avantages à externaliser son secrétariat. Par exemple, engager une secrétaire à distance évite aux entrepreneurs d’avoir recours au secrétariat interne à plein-temps. De plus, cela les allège des charges administratives qui auraient pu s’ensuivre.

    Néanmoins, il ne faut pas négliger le fait que les secrétaires à distance possèdent déjà les qualifications nécessaires et ont déjà appris les ficelles du métier. Du coup, l’établissement n’a pas à dépenser du temps et de l’argent pour assurer leur formation. Inversement, les entreprises profitent de leurs compétences résultant en un gain considérable en productivité.

    D’autres informations pour développer votre activité

    En conclusion, le télé-secrétariat a fait beaucoup d’adeptes grâce à ses nombreux avantages résultant surtout en optimisation de temps. Du coup, vous n’aurez plus à vous occuper de la gestion des appels, des prises de rendez-vous ou encore de la gestion de l’agenda.

    De plus, si vous souhaitez découvrir comment recourir au télé-secrétariat, n’hésitez pas à nous contacter. Appelez-nous sur le 09 70 71 83 00 ou écrivez-nous directement sur notre site.