Télésecrétaire : Astuces Pour Rédiger Un Mail Professionnel

Aujourd’hui, l’e-mail reste un outil incontournable dans le milieu professionnel. Même si une télésecrétaire doit surtout assurer les appels téléphoniques, elle communique cependant aussi beaucoup par courriels. De ce fait, elle doit savoir rédiger des mails de façon simple, rapide et efficace afin de répondre aux besoins des clients de l’entreprise qui l’emploie.

Comment une télésecrétaire doit-elle rédiger des mails professionnels ?

Rédiger des mails précis et de qualité

Tout d’abord, une télésecrétaire doit s’assurer que les mails qu’elle envoie aux clients sont qualitatifs. Le but d’un mail professionnel est d’informer ou de trouver des informations.

Une problématique récurrente lors de la rédaction d’un mail est le surplus d’information que l’expéditeur a tendance à vouloir y insérer. Un surplus d’information n’est guère efficace. Pour cause, le destinataire (dans le meilleur des cas) lira le mail entièrement mais s’embrouillera. Autre cas de figure, le destinataire ne lira que ce qui lui semble important et pourrait omettre des informations essentielles. Et dans le pire des cas, il/elle ignorera le mail.

C’est pour cela qu’une télésecrétaire doit définir un objectif clair et explicite lors de la rédaction de ses courriels. De plus, elle doit faire court et aller à l’essentiel pour qu’il n’y ait pas de rejet de la part de l’interlocuteur.

En faisant cela, la télésecrétaire optimise également son temps de travail. En effet, elle perd moins de temps à rédiger de longs mails ou à répondre aux destinataires qui demandent une clarification.

Un mail bien rédigé projette une image professionnelle

En outre, une télésecrétaire doit pouvoir adapter ses mails aux différents types de destinataires. Par exemple, une télésecrétaire juridique communiquera différemment avec le juge, l’avocat et le client du cabinet qu’elle représente.

De plus, la télésecrétaire doit différencier les clients habituels des nouveaux clients dans le but de mesurer le niveau de technicité de son jargon. Conséquemment, en offrant un service personnalisé et professionnel, elle agit en vue d’accroître la satisfaction des clients.

Une bonne structuration est la base d’un mail professionnel

En parallèle, une télésecrétaire doit veiller à ce que ses mails soient bien structurés. C’est-à-dire que le message qu’elle veut faire passer doit être bien organisé.

Pour se faire, il est impératif que la télésecrétaire :

  • Trouve un sujet clair et pertinent au mail
  • Ecrive sans fautes de grammaire et d’orthographes
  • Soigne la mise en forme du mail
  • Utilise les pièces jointes de manière efficace
  • Utilise le vouvoiement pour communiquer avec les clients (sauf exception)

Conclure poliment et professionnellement

De surcroît, un mail professionnel se doit être courtois. La télésecrétaire communique avec des clients tous les jours, que ce soit par téléphone ou par courriels. Elle doit donc se montrer polie indépendamment de sa charge de travail. D’ailleurs, il existe des formules de politesse qui serviront lors de la rédaction des mails.

Si la télésecrétaire est bilingue ou trilingue,  elle doit effectivement pouvoir échanger des courriels en plusieurs langues tout en respectant les codes et les cultures des différents clients. Les formules de politesses dans ces cas-là varient d’un pays à un autre.

Comme nous le savons tous, toutes les portes s’ouvrent à la courtoisie. Une télésecrétaire courtoise  fera que son entreprise cliente puisse bénéficier d’un taux de fidélisation clients plus élevé.

Une télésecrétaire compte plusieurs cordes à son arc. Tout se joue à la façon dont elle communique. En rédigeant des courriels courts, courtois et précis, elle met toutes les chances de son côté que l’entreprise qu’elle représente tisse de bonnes relations avec ses clients.

Bénéficiez d’une bonne télésecrétaire

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