• Une télésecrétaire, incontournable pour transmettre des directives

    Publié dans : Métier de télésecrétaire

    En tant que dirigeant d’entreprise, vous avez toujours des consignes à faire passer à vos employés. La rédaction de notes de service et des divers communiqués constitue un moyen courant pour transmettre des directives à vos salariés.

    À défaut d’une secrétaire compétente à vos services, vous pouvez faire appel à notre centre d’assistance. Nous sommes en mesure de mettre à votre disposition un agent spécialiste en télésecrétariat, chargé de vos tâches administratives avec minutie et professionnalisme.

    Nous utilisons la technologie digitale pour transmettre vos directives 

    La transmission des directives constitue un fondamental du bon fonctionnement de votre entreprise. Vous devez ainsi mettre tous les moyens à votre disposition pour que cela puisse se passer correctement.

    Notre centre d’appels dispose d’une équipe pouvant prendre en charge toutes vos tâches de secrétariat à distance. Nous utilisons des infrastructures technologiques haut de gamme pour accomplir le travail que vous nous confiez.

    Nous disposons, entre autres, d’une ligne téléphonique pour nous permettre de transmettre vos directives à vos agents. Pour ce faire, nous nous servons d’un dispositif d’enregistrement vocal sur une bande numérique. Cette bande est ensuite directement reliée à notre réseau téléphonique.

    Ainsi, lorsque vous appelez pour transmettre vos directives, le dispositif effectue un enregistrement automatique de votre voix. Le dispositif fonctionne comme un système de saisie vocale qui retranscrit votre appel en un document écrit. Ensuite, un opérateur de notre équipe procède à la relecture et à la correction de la transcription et la rend plus cohérente.

    Comment procédons-nous pour transmettre vos directives ?

    Lorsque vous nous appelez pour transmettre vos directives, votre voix est directement prise en charge par notre réseau de transmission. Cela nous permet de constituer des données numériques à retranscrire.

    Nous effectuons l’agencement des enregistrements vocaux pour faciliter le dispatching des fichiers numériques à nos agents. Pour cela, nous utilisons un calculateur de courrier disposant d’une entrée couplée à la sortie d’un ordinateur de traitement de texte. Ainsi, les enregistrements sont envoyés sur notre réseau afin d’être traités par l’un de nos opérateurs.

    Notre centre de contact est équipé d’une infrastructure technologique sophistiquée et performante. C’est ce qui nous permet de prendre en charge les tâches commanditées par nos donneurs d’ordre. Nos agents disposent ainsi des moyens matériels nécessaires pour effectuer un travail de qualité, répondant aux exigences de nos clients.

    Nos installations facilitent la communication avec nos clients

    Notre dispositif de télésecrétariat comprend un ordinateur serveur  équipé d’un dispositif de messagerie. Ainsi, l’installation réceptionne les messages émanant des donneurs d’ordres, et les distribuent automatiquement à nos agents affiliés.

    Les messages non distribués sont mémorisés sur le serveur grâce à une application spécifique. Chaque fois qu’un opérateur valide l’accomplissement d’une tâche, l’ordinateur lui en attribue une nouvelle en puisant dans les enregistrements.

    Notre service de télésecrétariat fonctionne comme un dispositif de réponse instantanée. Ainsi, dès que vous communiquez vos directives à notre serveur vocal, nous recevons les fichiers numériques aussi rapidement. Vos demandes sont ainsi traitées dans l’immédiat, car le temps entre la réception et la transcription est quasi négligeable.

    La disposition de tels réseaux numériques constitue un avantage considérable, tant pour notre entreprise que pour nos clients. En effet, ce genre d’installation ne prend pas en compte la distance entre notre centre d’appels et nos donneurs d’ordre. La vitesse de transmission des données vocales sur les réseaux téléphoniques ordinaires est plutôt faible, comparée à celle de nos installations. De plus, leurs coûts dépendent à la fois de la distance et de la durée d’utilisation.

    Les infrastructures que nous utilisons permettent une communication plus simplifiée et moins onéreuse pour nos clients. En effet, elles ne prennent pas en compte la distance qu’il existe entre vous et notre serveur. Que vous soyez sur le même territoire que notre centre d’appels ou en outre-mer, cela ne réduit pas nos performances.

    Pour faire appel à nos services

    Si vous cherchez un centre d’appels spécialisé dans la prise en charge de la transmission des directives, n’hésitez pas à nous appeler. Vous pouvez nous contacter en utilisant le formulaire de contact qui se trouve sur notre site web. Nous sommes également joignables sur le 09 70 71 83 00.