Astuces Pour Assurer l’Accueil Téléphonique

Publié dans : Métier de télésecrétaire

C’est un vrai défi pour les télésecrétaires : faire bonne impression au téléphone et garder une communication privilégiée avec les clients, et tout cela à distance. Le seul fait de devoir jongler entre différentes tâches administratives et d’assurer l’accueil téléphonique demande beaucoup de rigueur et un bon sens de l’organisation.

Etant donné que le premier contact avec les clients est un point culminant, il est essentiel pour la télésecrétaire d’assurer ses prises téléphoniques de manière efficace tout en restant professionnelle.

Quelles astuces pour un bon accueil téléphonique ?

Une télésecrétaire doit décrocher le téléphone rapidement

Pour assurer un bon accueil téléphonique, il faut que la télésecrétaire décroche le téléphone avant la troisième sonnerie. En faisant cela, elle évite que les clients qui appellent s’impatientent. Cela aide à véhiculer l’image d’une entreprise est disponible. De la même manière, il est important que la télésecrétaire fasse preuve de volonté pour traiter chaque appel  avec soin.

Si la télésecrétaire se trouve dans l’incapacité de répondre à un appel, il est préférable qu’elle l’oriente vers un répondeur ou une musique d’attente. Ce geste va permettre aux clients de savoir  que la ligne est occupée et vont par conséquent rappeler ultérieurement.

Tout se joue dans la voix

L’intonation de la voix joue un grand rôle lors de la première impression. Comme la voix est le canal principal utilisé au téléphone, la télésecrétaire doit donc en faire bon usage. De ce fait, il faut qu’elle utilise un ton chaleureux et accueillant afin que le client n’ait pas le sentiment de gêner la télésecrétaire.

Elle doit être à l’écoute pendant toute la conversation et démontrer aux clients qu’elle les comprend. Faute de quoi, les clients voudront vite raccrocher sans même faire leurs demandes.

Par ailleurs, le stress, la fatigue, l’agacement, l’énervement ne doivent pas apparaître dans la voix de la télésecrétaire. Il faut qu’elle parle clairement et lentement pour que les clients puissent assimiler les informations qu’elle veut faire passer.

Son sourire et sa bonne humeur doivent impérativement se faire entendre au bout du fil car la qualité de son attitude est un point déterminant pour la gestion de la relation client.

Un appel personnalisé et structuré pour assurer l’accueil téléphonique

En outre, une télésecrétaire doit savoir personnaliser ses appels lors de l’accueil téléphonique. Des signes de reconnaissance ou une considération particulière envers les clients ajoutent en effet une touche personnelle. Par exemple, la télésecrétaire peut appeler un client fidèle par son nom et ainsi personnaliser la conversation pour que le client se sente à l’aise.

Ensuite, il faut que les appels soient bien structurés de façon à ce que l’information exacte soit transmise aux clients. Pendant la conversation téléphonique, la télésecrétaire doit pouvoir renseigner le client de manière qualitative et éclaircir tout doute venant de la part du client.   Pour cela, la télésecrétaire doit avoir une bonne maîtrise du sujet.

Avant de raccrocher, il est bon que la télésecrétaire fasse une synthèse afin de faire le point sur la conversation et de mettre d’accord les deux parties sur les sujets abordés.

Finalement, la télésecrétaire doit conclure par un mot gentil et être polie. La télésecrétaire va donc poliment rassurer le client que le problème sera réglé après.

Un accueil téléphonique efficace apporte une valeur ajoutée à l’entreprise de la télésecrétaire ainsi qu’à l’entreprise donneuse d’ordres.  Pour veiller à la satisfaction des clients, la télésecrétaire doit, par conséquent, miser beaucoup sur sa stratégie d’accueil.

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