Le Télésecrétariat : Pour Une Meilleurs Gestion Des Tâches Administratives
Avec l’essor du Net, de nombreux métiers, qui jadis n’avaient pas cours, sont désormais exercés par beaucoup. Dans le lot, on retrouve le télésecrétariat qui accuse une forte demande sur le marché. Y a-t-il des raisons particulières qui inciteraient les entreprises à recourir aux services de services de secrétariat à distance ? Eh bien, justement, oui. Il y a pas mal d’avantages à en tirer. Faisons une enjambée dans cet univers afin de les découvrir.
Télésecrétariat, c’est quoi au juste ?
D’abord, le terme télésecrétariat implique que c’est loin, parfois dans le même pays, mais la plupart du temps, en offshore. Donc, ce métier consiste à gérer le secrétariat d’une firme à distance. Ainsi, cette tâche est prise en charge par un centre de contacts spécialisé. Alors, on y retrouve une télésecrétaire dont la tâche consiste à s’occuper de tous les services de secrétariat. De ce fait, peu importe la nature de l’activité de la société, ce prestataire pourra s’en charger. Cela peut concerner un cabinet d’avocat, artisan, entrepreneur, etc. D’ailleurs, on note que le plus souvent, c’est le cabinet médical qui fait appel à ce genre de services avantageux.
Quelles sont les diverses missions entreprises par le télésecrétariat ?
Il y a pas mal de missions qui sont confiées régulièrement à un télésecrétariat. Il y a par exemple, l’accueil téléphonique. En effet, on sait que c’est la première opinion qui compte généralement lorsqu’un client contacte une entreprise. Du coup, un accueil personnalisé donnera une bonne image de la firme, et c’est en quelque sorte un garant d’appréciation. Accueillir correctement les appelants est une qualité à mettre en avant pour que le premier contact soit satisfaisant. Du coup, l’entrepreneur peut confier cette tâche au télésecrétariat.
Il y a ensuite la prise de rendez-vous. Pour les reporter, par exemple, ou bien les confirmer (s’il y en a beaucoup), cela peut demander pas mal de temps. C’est pourquoi le télésecrétariat peut être d’une grande aide. Idem pour la gestion du planning, l’organisation des activités, etc. Parmi les missions confiées à un secrétariat à distance, on compte aussi l’accueil commercial. Comme c’est essentiel pour une entreprise de bien recevoir ses clients et prospects potentiels, cela servira à les guider vers les produits et services adéquats.
Pour finir et non des moindres, tous les travaux administratifs y passent, ce qui dépanne grandement les firmes. En effet, elles n’ont, ni le temps et parfois, ni les compétences requises pour ce genre de tâches. C’est là où le télésecrétariat devient une alliée de taille.
Est-ce facile de devenir télésecrétaire ?
En fait, c’est un métier accessible à tous. Toutefois, avant de s’y lancer, il faut s’assurer d’avoir les compétences requises pour assumer les tâches que cela implique. À vrai dire, être télésecrétaire signifie gérer toutes les missions d’une secrétaire traditionnelle, mais de loin. Alors, il faut simplement avoir les mêmes aptitudes.
Être bien organisée et méthodique, par exemple, est un must. De plus, il faut avoir le contact facile et maîtriser diverses langues (l’anglais et le français, du moins). Puis, comme on évolue avec la digitalisation, la maîtrise des outils informatiques est aussi cruciale pour faciliter les tâches de la télésecrétaire. Enfin, il y a l’aisance relationnelle, ce qui implique de la courtoisie et des échanges de qualité avec les partenaires ou clients de la firme. En définitive, si l’on a toutes ces aptitudes, c’est facile de devenir télésecrétaire.
Pourquoi externaliser les services de secrétariat ?
Une firme peut se retrouver sous une tonne de tâches admiratives. Cela peut être le tri des mails, du courriel, du courrier, de publier des annonces et bien d’autres missions du genre. La raison est le manque de personnel qualifié pour les gérer ou le manque de temps. C’est alors que l’externalisation peut devenir une solution avantageuse. La firme recevra un service qui s’adaptera à ses besoins, car le prestataire en offshore avancera selon le rythme du donneur d’ordre. Ce dernier, en optant pour la sous-traitance, sera en mesure de se focaliser sur son business core. En général, il s’agit de trouver de nouvelles stratégies à mettre en place pour satisfaire les clients ou booster les ventes.
Le secrétariat à distance : un exemple
Les firmes qui sont contactées régulièrement sont ravies de recourir à un centre d’appels spécialisé. La réception d’appels est ainsi gérée par une télésecrétaire qui répondra en tant que représentante de l’entreprise. Les demandes des clients seront traitées et les points importants transmis au directeur pour qu’il puisse s’organiser.
Trouver un prestataire qualifié pour vos activités
Comme vous pouvez le constater, le télésecrétariat peut vous aider à optimiser la gestion de vos tâches administratives. Vous ne savez pas où trouver un centre proposant ce type de prestations de services ? Appelez-nous au 09 70 71 83 00 ou écrivez-nous directement sur notre site internet.